每每遇到这种情况有没有感到无奈。每次开电脑等邮箱的时候，总会提示服务器端邮箱快满了，提示需要手动清除服务器端邮件或者自动清除几个月前的邮件。即便刚开始是不在意，但是又能忽略多久呢？是不是邮箱满了只有删除这一种选择呢？

一、邮件归档

邮件归档就是把电子邮件联系人分类保存，通过灵活设置收信规则策略，对进出邮件信息数据进行分类归档，方便快速查找以后后期删除。对邮件内容进行多层次审核归类，也便于对邮箱信息整合和统一管理，便于在发生数据意外丢失时快捷恢复邮件。

二、邮件存档

对于工作中频繁使用邮箱的人来说，邮件不仅仅是一种用电子手段提供信息交换的通信方式，有的时候完整的邮件往来记录还可以还原一个事件的处理过程以及结果原因。因此能不删除的情况下，最好不要轻易的删除邮件，可以将服务器的邮件存档到本地，这样服务器上邮件会减少，本地的存档邮件可以随时查看。

在邮件存档时，最好按照一定的规律来，例如按照月份，按照邮件联系人等。存储位置最好不要在C盘上，以免邮件过多，影响电脑的反应速度。都选择好以后，选存档后删除原邮件，点击开始存档。

存档完成后，客户端上显示的邮件将不再会有已经存档的邮件，在邮件存档目录中会生成相应的文件，需要查看存档邮件时双击即可查看。即把邮件存档了，又解决了邮箱容量不足的问题。

三、整理文件夹

邮箱容量里包含了收件箱、发件箱、已删除等文件夹里的文件，在日常使用中，可以清理掉一部分不需要的邮件，释放邮箱空间，减少了后期大批量删除的工作量。这类的文件夹一般包括垃圾邮件、广告邮件、订阅邮件以及草稿箱。 对于收件箱里带有超大附件的邮件，在查看时辨别一下是否要保留，若是重要最好下载到电脑上，若是不重要删除就可以了。

对于收件箱的邮件来说，收到的回执是可以随手删除的。如果您不是经常出差，且使用固定的电脑收发邮件，建议您可以通过客户端软件（例如华夏云邮、FOXMAIL）将邮箱里的邮件下载到本地并定期进行备份。

四、升级邮箱 

如果是经常出差需要把重要的邮件全部保留在邮箱里的的人员，即便已清理了所有文件夹里不必要的邮件，邮箱容量仍会达到上限。对于他们而言，邮箱容量不足也就意味着这个邮箱账号不能在继续使用。在这种情况下建议升级邮箱。升级邮箱就可以扩大邮箱容量确保邮件正常收发。

五、企业邮箱

对于外贸企业来说，日常的工作就是收发邮件，每天都有发送邮件的任务。如果在这个行业做久了，邮箱里存储的邮件会更多，谁也不能保证现在认为不重要的已发送，会不会是潜在客户，如何才能从根本上解决邮箱容量有上线的问题呢？使用企业邮箱，企业邮箱无限空间，还是最适合商务人士，再也不用担心会有邮箱满了的提示。